Déplacement des élèves

 

Les élèves appelés à se déplacer hors de l'Ecole, dans le cadre de leur formation, doivent s'adresser à Mr Didier Duval chargé des déplacements.

La procédure à suivre dépend du type de déplacement concerné. Elle doit être respectée avec rigueur !

 

1)   Déplacement en train, avion ou véhicule de location

a.     Avant le déplacement :

L'enseignant responsable demande l'accord du Directeur de département qui informe Mr Didier Duval de sa décision. Cette autorisation est préalable à la demande d'autorisation et de financement de voyage.

Suite à  cette autorisation :

- Remplir le formulaire "Demande de devis de transport" , joindre à ce formulaire un maximum de renseignements sur le déroulement du voyage, la liste des personnes à transporter (avec, pour la SNCF, date de naissance, l'âge et le type de réduction), les différents devis (hébergement, dépenses diverses), indiquer le nombre de repas non pris en charge par les entreprises.

- Remettre, au plus tard 3 semaines avant le déplacement, à Mr Didier Duval qui :

  • fera la demande de devis pour le transport, remplira la demande d'autorisation de voyage,
  • soumettra la demande à l'accord de la DE,
  • transmettra la réponse au demandeur (horaires, billets etc … ).

Aucune modification ne pourra être acceptée 7 jours avant le départ (contrat SAVAC)  

b.       Après le déplacement :

Remettre à Mr Didier Duval :

  • l'état des changements ( absence, modification de billets, …),
  • les factures des prestations particulières (péage, carburant, …),
  • le RIB pour remboursement des prestations particulières.

 

2) Déplacement en RER

Lors de vos déplacements en RER, l'École ne vous remboursera que les trajets : départ de l'Ecole pour gare SNCF, site visité ou pour vos déplacements pour suivre un cours à Orsay, ou autre. (Trajet A/R). La facture au départ de votre domicile ne sera pas prise en compte.

 

a.  Avant le déplacement :

  • remplir le formulaire " Financement" ,
  • le remettre à Mr Didier Duval

                    - soumettra la demande à l'accord de la DE,

                    - transmettra la réponse au demandeur.

b.   Après le déplacement :

Remettre les justificatifs des dépenses effectuées ainsi qu'un RIB à Mr Didier Duval qui les transmettra à Madame Barbe pour le remboursement.

3) Déplacement en car

a.  Avant le déplacement :

  • remplir le formulaire " Car ",
  • le remettre, au plus tard une semaine avant le déplacement, à Madame Laure Chablay qui :

                    - adressera la demande à la société de cars,

                    - informera le demandeur de la suite donnée à sa demande et les modalités éventuelles,

b.   Après le déplacement :

Signaler à Madame Laure Chablay les difficultés éventuellement rencontrées.

 

Les déplacements en véhicule personnel sont strictement interdits et donc non remboursés

 

4)   Avance de frais (hébergement et divers)

a.   Avant le déplacement :

Remettre le devis (hébergement, dépenses diverses) et un RIB du compte à créditer (option, filière) avec la demande de devis de transport, au plus tard, 3 semaines avant le déplacement, à Madame Laure Chablay au secrétariat bureau W207 qui :

             - établira le dossier "Voyage",

             - soumettra la demande à l'accord de la DE,

Si accord, une demande d'avance de frais, accompagnée des pièces indiquées ci-dessus sera adressée à Fondation École Centrale Paris (FECP).

Le paiement de l'avance est alors fait par chèque (FECP).

L'assistante de FECP contacte l'élève responsable du voyage et l'invite à se présenter à FECP pour retirer le chèque en échange d'un reçu.

 

b.   Après le déplacement :

Dès son retour, l'élève doit remettre à Danielle Barbe (N302) un tableau récapitulatif des dépenses engagées et les justificatifs (factures acquittées) à hauteur de la somme avancée (en cas de trop perçu joindre un chèque du montant correspondant).

Après vérification des justificatifs, il est établit un "bordereau de régularisation d'avance", le tout est adressé à FECP.

Dès la réception, FECP restitue le reçu signé par l'élève lors du retrait du chèque.

 

Si le délais de 3 semaines n'a pas été respecté et que l'avance de frais n'a pu être effectuée, toute facture doit impérativement être libellée à l'ordre de Fondation École Centrale Paris et remise à Danielle BARBE avec un RIB pour le remboursement.

RAPPEL : Les repas seront remboursés dans la limite maximum de 15 €/repas/personne.

 

Pour tous les déplacements ayant lieu en fin d'année civile, les justificatifs doivent être remis avant le 31 janvier au plus tard. Passée cette date le remboursement ne pourra plus être effectué.

 

Nota  : Pour les cas particuliers, s'adresser à Madame Laure Chablay, avant d'établir un dossier.