Procédures à suivre pour les demandes de stage

Dès que vous envisagez un séjour dans une entreprise, vous devez établir une Demande de Stage. C'est à partir de ce document, convenablement renseigné, que votre expérience est enregistrée en vue de la validation finale. 

La chronologie de la procédure peut être décrite comme suit, étant entendu que la recherche du stage vous incombe, cette recherche pouvant être lancée dès que possible quel que soit le stage considéré.

  1. Il ne suffit pas de trouver un stage, encore est-il souhaitable que vous obteniez un engagement écrit de l'entreprise. Cela étant, à l'issue de la phase de recherche, vous devez être en mesure de rassembler, dans la demande de stage, les informations nécessaires à la constitution de votre dossier; après l'avoir renseignée, vous imprimez cette demande puis vous la datez et vous la signez.
  2.   Pour un stage opérateur vous devez faire valider par le responsable du stage une "fiche de validation" avant de déposer au BFE votre demande de stage pour bénéficier d'une convention.

  3.   Pour votre départ en S8 (entreprise ou laboratoire) vous devez faire signer par votre SIP un contrat d'objectif. Une copie de ce contrat doit être remise au BFE au moment où vous déposez la demande de stage.
  4.   Dans le cas d'un stage de fin d'études, vous devez faire valider le sujet choisi en présentant la demande de stage au visa de votre professeur responsable de mastère/master, de Thèse ou de vos professeurs responsables d'option et de filière (si vous êtes élève ingénieur). Les autres cas ne nécessitent pas de visa sauf si vous dérogez aux dates fixées pour la fin des cours et/ou celles arrêtées pour la rentrée suivante (stage opérateur ou expérience à l'étranger).

  5.   Vous remettez ensuite la demande de stage au BFE (bureau W207, bureau des assistantes), accompagnée des justificatifs requis (titre de séjour notamment) et vous signez la convention (4 exemplaires). Dans le cas d'un stage à l'étranger, c'est à ce stade que vous régularisez votre situation auprès du SGAE à qui vous remettez un 5ième exemplaire de la convention (exemplaire à demander au BFE). Les étudiants en mastère spécialisé doivent fournir également une attestation de paiement des droits de scolarité, attestation fournie par les services administratifs de l'École.
  6.   Les opérations à la suite sont à la charge du BFE: établissement, signature et notification de la convention puis saisie des informations du stage en vue de la validation finale (pour plus de détails voir le BFE).

 

Dérogations


Lorsque vous estimez que vous ne serez pas en mesure de satisfaire à l'obligation imposée par l'École, il vous est possible de demander à y déroger.
Ainsi, vous inscrire dans un autre établissement d'enseignement à la rentrée de septembre ou octobre qui suit la fin de vos cours de 3ième année à l'Ecole, ne vous permet pas d'effectuer les 6 mois imposés pour le stage de fin d'études, vous devez, en même temps que vous établissez votre demande de stage, formuler votre demande de  dérogation à la durée du stage  de fin d'études. L'imprimé en cause peut évidemment être aménagé par le BFE pour répondre à d'autres besoins.
De même, vous pouvez être amené à vouloir prolonger votre présence dans l'entreprise au-delà la fin de l'année universitaire en cours (en principe le 30 septembre N+1 pour une année universitaire N/N+1), par exemple en vue d'achever la tâche qui vous a été confiée dans le cadre de votre stage. Si vous vous trouvez dans cette situation, formulez votre souhait dans une demande de  prolongation de stage  au-delà de l'année unisersitaire en cours. En fin de circuit et le cas échéant le BFE transformera l'accord en un avenant à la convention initiale.